Menü, Allergien und Sitzordnung bei einer Hochzeit im Ausland

Kurze Antwort

Fragen Sie Menüwahl und Allergien in derselben Rückmeldung ab wie die Zu- oder Absage, für jeden Gast einzeln und nicht pro Haushalt. Fassen Sie die Antworten in einer einzigen Liste für die Küche zusammen, in einer Sprache, in der die Küche arbeitet, mit Namen und Tisch jedes Gastes. In der EU muss ein Caterer sagen können, welche der 14 Allergene aus der EU-Lebensmittelinformationsverordnung ein Gericht enthält, auch wenn das Essen nicht vorverpackt ist. Ausserhalb der EU gelten die Regeln des jeweiligen Landes, fragen Sie die Location also schriftlich. Machen Sie die Sitzordnung erst, wenn Sie wissen, wer kommt, und lassen Sie sich vorher einen bemassten Grundriss und eine Liste der Tische geben, die die Location tatsächlich hat.

Zu Hause können Sie im Restaurant anrufen, an einem Nachmittag vorbeifahren und zeigen, was Sie meinen. Im Ausland haben Sie oft eine Küche, die eine andere Sprache spricht, eine Location, die Sie nur von Fotos kennen, und Gäste aus mehreren Familien, manchmal aus mehreren Ländern. Ob das Abendessen gelingt, hängt selten am Essen. Es hängt daran, ob die richtige Information rechtzeitig bei der richtigen Person ankommt. Dieser Ratgeber geht die Reihenfolge durch: was Sie die Gäste fragen, was die Küche braucht, was die Location beantworten können muss und wie Sie die Sitzordnung aus der Ferne planen.

Menüwahl und Allergien mit der Zusage abfragen, nicht hinterher

Jede Frage, die Sie nach der Rückmeldung in einer eigenen E-Mail stellen, bleibt bei manchen Gästen unbeantwortet. Packen Sie deshalb alles in eine Antwort:

• Kommen Sie? Ja oder nein, und wer aus der Gruppe, mit Namen. Kinder mit Alter, falls die Küche Kinderportionen macht.
• Menüwahl, falls Sie eine Auswahl anbieten. Fragen Sie zuerst die Location, was die Küche am selben Abend in zwei oder drei Varianten kochen kann, damit Sie den Gästen nichts versprechen, was nicht geht.
• Allergien und besondere Ernährung pro Person, als Freitext. Bitten Sie die Gäste aufzuschreiben, was sie nicht vertragen, nicht nur ein Schlagwort: "Nüsse, auch Spuren" sagt der Küche mehr als "Nussallergie".
• Allergie oder Vorliebe. Lassen Sie die Gäste unterscheiden zwischen dem, was sie krank macht, und dem, was sie lieber nicht essen. Die Küche geht mit beidem unterschiedlich um, und das soll sie auch dürfen.

In unserem Planungstool Unsere Hochzeit schreiben Sie das Menü Gang für Gang und fügen Alternativen hinzu, und jeder Gast wählt in seiner Antwort auf Ihrer Hochzeitswebsite. Auswahl und Allergien werden für Sie zusammengezählt, und Sie bekommen eine Küchenliste zum Kopieren oder Ausdrucken.

So bekommt die Küche eine Liste, die sie lesen kann, in ihrer Sprache

Eine Küche, die zehn weitergeleitete E-Mails und einen Screenshot bekommt, macht Fehler. Geben Sie ihr eine einzige Liste:

• Anzahl pro Gericht, für jeden Gang.
• Jede Allergie und besondere Ernährung mit Name und Tisch, am besten mit Platznummer, wenn am Tisch serviert wird. So weiss der Service, welcher Teller zu wem gehört.
• Die Sprache der Küche. Fragen Sie die Location, in welcher Sprache die Küche arbeitet. Schreiben Sie die Allergien in dieser Sprache, oder auf Englisch mit dem Wort in der Landessprache daneben. Vermeiden Sie Abkürzungen und eigene Kürzel.
• Ein Empfänger. Schicken Sie die Liste an eine Ansprechperson und bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung, dass die Küche sie hat.
• Eine Person vor Ort. Fragen Sie, wer die Liste am Hochzeitsabend hat und an wen sich Gäste mit einer Frage zum Essen wenden können.

Hat ein Gast eine schwere Allergie, lohnt es sich, wenn er vor dem Essen selbst mit der Küche oder der Hochzeitskoordination spricht. Sie sind Gastgeber, nicht für alles die Vermittler.