Hochzeitswebsite für die Hochzeit im Ausland: was eure Gäste wissen müssen, und wann

Kurz gesagt

Eine Hochzeitswebsite für die Hochzeit im Ausland muss beantworten, was eure Gäste wissen müssen, bevor sie buchen: Datum, Ort, nächster Flughafen, Unterkunft und ungefähr, was die Reise sie kostet. Stellt diese Angaben schon online, wenn ihr die Save the Date verschickt, ergänzt Ablauf, Dresscode und Rückmeldeformular, wenn die Einladung rausgeht, und legt die Antwortfrist danach fest, wann Location und Hotel Bescheid brauchen. Schreibt die Seite in den Sprachen, die eure Gäste lesen, und behaltet Gästeliste, Budget und private Adressen für euch.

Zu Hause reichen oft eine Einladungskarte und ein paar Nachrichten. Im Ausland müssen eure Gäste Flüge buchen, ein Bett finden, vielleicht mehrere Tage Urlaub nehmen und einem Ablauf in einer anderen Zeitzone folgen. Jede Frage, die ihr nicht vorab beantwortet, kommt als Nachricht zurück, oft dieselbe von mehreren Leuten. In diesem Ratgeber geht es um die Seite, auf der die Antworten stehen. Zur Anreise selbst lest Anreise und Zusagen der Gäste bei einer Hochzeit in Italien; die meisten Punkte der Checkliste dort gelten auch für andere Reiseziele.

Warum eine Hochzeit im Ausland eine eigene Seite braucht

Drei Dinge unterscheiden eine Hochzeit im Ausland von einer zu Hause, und bei allen dreien geht es um Information. Eure Gäste entscheiden mit Geld: Flüge und Zimmer werden lange vor dem Tag gebucht, und je früher sie die richtigen Angaben haben, desto leichter fällt die Zusage. Angaben ändern sich: eine Abfahrt verschiebt sich, ein Hotel gibt Zimmer frei, ein Abendessen zieht um. Eine gedruckte Karte lässt sich nicht aktualisieren, eine Seite schon. Und eure Gäste kommen aus verschiedenen Richtungen, mit verschiedenen Sprachen und Gewohnheiten, und alle brauchen dieselbe Auskunft.

Die Seite ersetzt keine persönliche Einladung. Sie ist der Ort, auf den Einladung, Save the Date und jede Erinnerung verweisen, damit es nur eine Version der Wahrheit gibt.

Was auf die Seite gehört

Ordnet die Seite nach den Fragen, die eure Gäste stellen, in der Reihenfolge, in der sie sie stellen.

• Datum und Ort. Der Hochzeitstag und, wenn es ein Wochenende mit mehreren Programmpunkten ist, an welchen Tagen die Gäste vor Ort sein sollten.
• Anreise und nächster Flughafen. Der Name des Flughafens oder der Flughäfen, wie es von dort weitergeht und wie lange die letzte Etappe laut Location oder Transferunternehmen meist dauert. Organisiert ihr einen Transfer: wann und wo er abfährt. Liegt die Location auf einer Insel, lest so kommen eure Gäste zur Inselhochzeit.
• Reisedokumente. Eine Erinnerung, Reisepass, Personalausweis und mögliche Visaregeln rechtzeitig zu prüfen. Welche Regeln gelten, hängt von der Staatsangehörigkeit des Gastes und vom Reiseziel ab, also verlinkt eine offizielle Quelle, statt sie selbst zusammenzufassen.
• Unterkunft. Wo eure Gäste wohnen können, am besten in mehreren Preisklassen, wie sie buchen, wer zahlt und bis wann ein Zimmerkontingent gilt. Wer was zahlt, steht in wer die Unterkunft der Gäste zahlt.
• Ablauf. Alles, was für alle Gäste gilt: Willkommensabend, Trauung, Abendessen, der Tag danach. Gebt für jeden Punkt Uhrzeit und Ort an, in Ortszeit.
• Dresscode. Schreibt, was er vor Ort praktisch bedeutet: Trauung auf Rasen oder Sand, Abende, die kühl werden, Kirchen, in denen die Schultern bedeckt sein sollten. "Festlich" versteht nicht jedes Land gleich.
• Menü und Ernährung. Wählen eure Gäste ein Gericht vorab, zeigt die Optionen und fragt die Wahl in der Rückmeldung ab, zusammen mit Allergien und besonderer Ernährung. Dann habt ihr alles beisammen, wenn die Küche fragt.
• Praktisches vor Ort. Die Währung, ob man etwa für Taxis Bargeld braucht (fragt die Location), und an wen sich die Gäste am Tag wenden, wenn etwas schiefgeht. Das sollte eine Person mit Telefon sein, nicht ihr beide.
• Rückmeldeformular. Ja oder Nein pro Gast, zu welchen Programmpunkten sie kommen, und Ernährung. Eine Antwort pro Haushalt, in der jede Person mit Namen steht, lässt sich am leichtesten zählen.